«УТВЕРЖДАЮ»:

Директор

ООО «Альбион»

_____________ Кисаримов Д.С.

«03» августа 2023 г.

Политика ООО «Альбион»

в отношении обработки и защиты

персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее-Политика) действует в отношении всех персональных данных, поступающих в ООО «Альбион» (далее - Управляющая Компания) от субъекта персональных данных - Работника или от субъекта персональных данных — физического лица, состоящего в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с Управляющей Компанией (далее — Клиент) либо третьего лица (далее — Пользователь).

Настоящая Политика разработана с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.

1.2. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006  г.  № 149-ФЗ  «Об информации,  информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», «Положением об особенностях обработки персональных данных,  «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от  01.11.2012г. № 1119, и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.

1.3. Основные понятия, используемые в Политике:

- управляющая компания - юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, управляющие многоквартирным домом на основании договора управления многоквартирным домом, заключённого с клиентом;

- клиент - собственник помещения в многоквартирном доме, жилого дома, домовладения, а также лицо, пользующееся на ином законном основании помещением в многоквартирном доме, жилым домом, домовладением, потребляющее коммунальные услуги;

 - услуги управляющей компании - действия управляющей компании по оказанию услуг и выполнению работ по управлению, по надлежащему содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, предоставлению коммунальных услуг собственникам помещений в таком доме и пользующимся помещениями в этом доме лицам, осуществление иной направленной на достижение целей управления многоквартирным домом деятельности;

- персональные данные - информация, сохраненная в любом формате относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении управляющей компании, позволяет идентифицировать личность Клиента;

 - обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

- распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

- использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.4. Настоящая Политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Управляющей компании, описывает основные цели, принципы обработки и требования к безопасности персональных данных в Управляющей компании.

1.5. Настоящая Политика разработана с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.

1.6. Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Управляющей компании.

1.7 Положения Политики распространяются на отношения по обработке и защите персональных данных, полученных ООО «Альбион» как до, так и после утверждения Политики, за исключением случаев, когда по причинам правового, организационного и иного характера положения Политики не могут быть распространены на отношения по обработке и защите персональных данных, полученных до ее утверждения.

2. Принципы и цели обработки. Состав персональных данных

2.1.  Обработка персональных данных Управляющей компанией осуществляется на основе принципов:

–  обработка персональных данных Клиентов  осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов,  соответствия целям,  заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;

–  объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов,  способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных.  Не допускается обработка персональных данных,  избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

–  персональные данные Управляющая компания получает только у самого Клиента;

–  при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. 

Управляющей компанией принимаются необходимые меры по уничтожению  (удалению)  либо уточнению неполных или неточных данных.

2.2.  Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Управляющей компанией с целью исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Управляющей компанией хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания Клиентов.

2.3. Управляющей компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:

2.3.1. В отношении Работников:

- фамилия, имя, отчество,

- дата и место рождения,

- адрес регистрации и место жительства,

- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность гражданина,

- биографические сведения,

- данные страхового свидетельства,

- семейное и социальное положение,

- образование, квалификация, профессия, место работы,

- сведения о воинском учете (при их наличии),

- сведения о трудовой деятельности,

- номера сотовых телефонов, адрес электронной почты или сведения о других способах связи,

- сведения об открытых банковских счетах,

- данные медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством РФ),

- иные персональные данные, необходимые для достижения целей.

2.3.2. В отношении Клиентов, которые предоставляются Клиентом, в т.ч. путём заполнения регистрационных формы на Сайте Управляющей организации и могут включать в себя следующую информацию:

- анкетные данные (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год рождения и др.),

- паспортные данные,

- адрес регистрации; адрес места жительства,

- адрес электронной почты ;

- контактный телефон,

- семейное положение,

- статус члена семьи,

- наличие льгот и преимуществ для начисления и внесения платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги,

- сведения о регистрации права собственности в Едином государственном реестра прав на недвижимое имущество (ином уполномоченном органе), а равно о иных правах на пользование помещением, в том числе о его площади, количестве проживающих, зарегистрированных и временно пребывающих,

- размер платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги (в т.ч. и размер задолженности),

- иные персональные данные необходимые для исполнения договоров.

2.3.3. В отношении Пользователей, которые предоставляются Пользователем, в т.ч. путём заполнения регистрационных формы на Сайте Управляющей организации и могут включать в себя следующую информацию:

-                   фамилию, имя, отчество,

-                   контактный телефон,

-                   адрес регистрации; адрес места жительства,

-                   адрес электронной почты (e-mail),

-                   место жительство.

3. Условия обработки

3.1.  Порядок работы с персональными данными Клиентов  в Управляющей компании регламентирован действующим законодательством Российской Федерации, внутренними документами Управляющей компании и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.

3.2.  Обработка персональных данных в Управляющей компании осуществляется путем сбора, систематизации,  накопления,  хранения,  уточнения  (обновления,  изменения), использования,  передачи  (предоставления,  доступа),  обезличивания,  блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный  (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.

3.3.  Согласие Клиента на обработку персональных данных не требуется, поскольку обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора управления МКД, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Клиент. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством,  в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.

Использование сайта Управляющей организации в сети Интернет со стороны Клиента (Пользователя) означает согласие с настоящей Политикой и условиями обработки их персональных данных. В случае несогласия с условиями Политики Пользователь должен прекратить использование сайта Управляющей организации.

3.4. От Работника требуется согласие на обработку персональных требований в случае:

-                   размещения его персональных данных на сайте Управляющей Компании;

-                   при передаче (предоставлении) ФИО, наименования должности и номера сотового телефона (личной электронной почты) собственникам, нанимателям или пользователям жилых/нежилых помещений в многоквартирных домах, находящихся в управлении Управляющей Компании.

3.5.  Управляющая компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.

3.6.  Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ  «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004  г., сроком исковой давности,  а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.

Персональные данные субъектов хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении

3.7.  С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним,  уничтожения, изменения,  блокирования,  копирования,  предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Управляющей компанией применяются  организационные и технические меры.

3.8. Директор ООО «Альбион» утверждает перечень сотрудников Управляющей компании, имеющих доступ к персональным данным Клиентов.

3.9. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в служебных помещениях Управляющей компании в условиях, исключающих ознакомление лиц, не имеющих допуска к работе с персональными данными Клиента. Вынос персональных данных за пределы служебных помещений, а равно их передача третьим лицам запрещена.

3.10. Персональные данные Клиентов хранятся на электронном носителе в локальной компьютерной сети Управляющей компании, в электронных папках и файлах на персональных компьютерах сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов и защищенных индивидуальным паролем. Передача, а равно разглашение пароля доступа к персональному компьютеру сотрудника управляющей компании не допускается.

4. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных

4.1 . Управляющая компания обязана при обработке персональных данных Клиентов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий

 4.2. Для эффективной защиты персональных данных Клиентов необходимо:

4.2.1. соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных Клиентов;

4.2.2. применять технические средства охраны, сигнализации;

4.2.З. заключить со всеми сотрудниками, связанными с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиента, Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента;

4.2.4. привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента.

4.3. Допуск к персональным данным Клиентов сотрудников Управляющей компании, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.

4.4. Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в помещениях Управляющей компании, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

4.5. Защита доступа к электронным данным, содержащим персональные данные Клиентов, обеспечивается:

- использованием лицензионных программных продуктов, разграничение доступа по логину и паролю, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Клиентов;

- системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов. Пароли соответствуют политики сложных паролей с учетом регистра, допускается длинна пароля не менее 8 символов, включающие в себя цифры и буквы. Выполняется обязательная смена пароля один раз в месяц и не может совпадать с ранее используемыми.     

4.6. Копировать и делать выписки персональных данных Клиента, не для служебного использования, не допускается, без письменного разрешения руководителя.

5. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные

5.1.  При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Управляющая компания безвозмездно предоставляет в течение 30  дней с даты получения запроса или обращения персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных,  в доступной форме, исключающей предоставление персональных данных,  относящихся к другим субъектам персональных данных.

5.2.  Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных только, если они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо на основании договоров с Управляющей компанией, заключенных в связи с требованиями законодательства Российской Федерации.

Основанием для сотрудника Управляющей компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция директора организации на соответствующем запросе либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.

В соглашение  (договор)  об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений,  составляющих персональные данные субъектов,  а также служебной информации,  ставшей известной в ходе выполнения работ,  если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.

5.3.  При передаче персональных данных субъектов Управляющая компания и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:

–  не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;

–  предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;

–  не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса).

6. Конфиденциальность персональных данных Клиентов

6.1. Сведения о персональных данных Клиентов, являются конфиденциальными.

 6.2. Управляющая компания обеспечивает конфиденциальность персональных данных и обязана не допускать их распространения третьим лицом без согласия Клиентов либо наличия иного законного основания.

 6.3. Лица, имеющие доступ к персональным данным Клиентов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности, они должны быть предупреждены о необходимости соблюдения режима секретности. В связи с режимом конфиденциальности информации персонального характера должны предусматриваться соответствующие меры безопасности для защиты данных от случайного или несанкционированного уничтожения, от случайной утраты, от несанкционированного доступа к ним, изменения или распространения.

 6.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных Клиентов распространяются на все носители информации, как на бумажные, так и на автоматизированные.

 6.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случае обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.

7. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение, обработку и хранение персональных данных.

7.1.  Должностные лица Управляющей компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

7.2.  Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8. Заключительные положения

8.1.  Настоящее Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором Управляющей компании.

8.2.  Настоящее Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства Российской Федерации,  регулирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Управляющей компании в области защиты конфиденциальной информации.  При внесении изменений в заголовке Политики указывается номер версии и дата последнего обновления редакции.  Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения директором Управляющей компании и размещения на сайте Управляющей компании.

8.3.  В случае изменения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных,  нормы Политики,  противоречащие законодательству,  не применяются до приведения их в соответствие.

8.4.  Действующая редакция Политики хранится по адресу: г.Ульяновск, ул. Федерации, д.5/10, электронная версия Политики – на сайте ООО «Альбион», http://www.albion73.ru/